Les administrateurs de biens doivent maîtriser la comptabilité mandant, une comptabilité spécifique qui diffère de la comptabilité classique par ses obligations légales, ses méthodes et ses enjeux.
Qu’est-ce que la comptabilité mandant ?
La comptabilité mandant consiste à gérer les opérations comptables pour le compte des mandants (propriétaires). La loi Hoguet encadre strictement cette activité en imposant plusieurs obligations fondamentales : vous devez séparer rigoureusement les comptes du cabinet et ceux des mandants, tenir une comptabilité détaillée pour chaque mandat, établir des relevés de gestion périodiques et conserver l'ensemble des justificatifs pendant une durée de 10 ans.
Quelles obligations pour votre organisation comptable ?
L'organisation comptable d'un cabinet d'administration de biens repose sur plusieurs piliers essentiels :
- Les comptes bancaires dédiés et séparés en copropriété
- La tenue d’une comptabilité en partie double pour les fonds mandants gérés
- La mise en œuvre d’un contrôle interne robuste, documenté et adapté à la structure gestionnaire
Quels sont les principes d’un contrôle interne adapté ?
Le contrôle interne est constitué par l'ensemble des mesures de contrôle, comptable ou autre, définies, appliquées et surveillées par la direction pour assurer la protection du patrimoine et la fiabilité des états financiers
Dès lors, il convient de :
- Respecter la séparation des fonctions
- Respecter la réalisation des vérifications comptables mensuelles
Quelles sont vos obligations de reporting ?
Dans le cadre de votre activité d’administrateur de biens, vous êtes tenu de produire différents documents comptables et financiers :
- Des relevés de gestion mensuels ou trimestriels
- Des comptes-rendus annuels de gestion
- Des documents fiscaux pour les propriétaires
Quels contrôles en comptabilité mandant ?
Pour garantir une gestion comptable rigoureuse de votre activité d’administrateur de biens, plusieurs points de contrôle doivent être vérifiés régulièrement. Les points de contrôle essentiels sont :
- Réalisation des rapprochements bancaires
- Vérification des rapprochements bancaires
- Centralisation mensuelle des écritures mandants
- Vérification mensuelle de la représentation des fonds
Quels logiciels pour votre comptabilité mandant ?
La gestion efficace de la comptabilité mandant nécessite l'utilisation d'outils adaptés. Un logiciel de gestion immobilière intégrant un module comptable constitue la base de votre système d'information.
En outre, la digitalisation est le défi majeur des administrateurs de biens, dans un objectif d’efficience, mais surtout afin de sécuriser les traitements comptables.
Quelles sont les responsabilités d’un administrateur de biens ?
En tant qu'administrateur de biens, votre responsabilité est engagée sur plusieurs aspects importants de la gestion comptable. Vous êtes ainsi garants de :
- L'exactitude des comptes mandants
- La conservation des fonds
- La justification des opérations
- Le respect des obligations légales
Quels sont les enjeux fiscaux de la comptabilité mandant ?
La dimension fiscale de la comptabilité mandant requiert une attention particulière. Vous devez maîtriser la TVA applicable sur vos honoraires et accompagner vos mandants dans la gestion de leurs revenus fonciers. La gestion des prélèvements sociaux et le respect des obligations déclaratives font également partie intégrante de vos missions fiscales.
Enfin dans la perspective du déploiement de la facture éléctronique, les mandants pourront déléguer à leur gérant la recherche et la mise en place de la PDP.
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